如何预防电子签章管理中可能出现的问题？

heshao · 发表于 2023-03-22 22:08:01

　　一是建立日常保管制度：
　　（1）公司印章采用分级保管制度，各类印章由各岗位专人按职权领取保管；
　　（2）印章必须由专门保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管，并在其岗位职责中予以明确；
　　（3）妥善保管公章，注意安全，防止损坏、丢失和盗窃。
　　二是明确保管人的责任：
　　（1）电子签章保管人必须妥善保管印章，不得丢失。如有遗失，必须及时向公司报告；
　　（2）未经规定程序，必须严格按照公司使用印章的规定使用印章；
　　（3）在使用过程中，保管人对文件和印章使用单的签字情况进行审核，同意的用印，否决的退回；
　　（4）检查印章的使用是否与盖章的文件内容一致，如不一致，则不予盖章；
　　（5）在印章使用中违反规定，给公司造成损失的，由公司处罚违纪者，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。
　　公司还可以设置专人管理公章。专人管理是指公司安排专属部门或专职人员管理公章的使用、印刷和登记。可以制定相应的公司内部制度来完善此类事项。
　　目前，小企业公章一般由法定代表人控制，如果法定代表人本身是公司股东，一般更安全，虽然法定代表人本身不等于公司，但由于公司利益和股东利益原则上的一致性，所以公章对外加印法定代表人会更加谨慎。
　　电子签章由专人管理，方便公章使用不当时追究责任。同时，建议专门管理公章的人员仅限于行政职能部门或行政人员，避免公章管理人员与负责销售或采购的外部人员身份相同，因为后者容易使权利行使不透明，难以监控其使用公章的合法性或合理性。

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