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登记账簿是以会计凭证为依据,在账簿上连续地、系统地(分门别类地)、完整地记录经济业务的专门方法。由于会计凭证对经济业务的记录是分散的,每一张记账凭证通常只反映一项经济业务。为得到系统化的核算资料,一诺财务建议必须对分散在会计凭证上的资料进行整理。 & t9 Y# M! [( ^5 H1 ?9 r
为了保证账簿记录的正确性,必须根据审核无误的凭证登记。具体包括以下几个方面:
$ Z3 j' t g6 J1、填写项目齐全,内容完整。 ; x. s+ _' m7 g' V
登记账簿时,需将账页中的日期、凭证编号、摘要、金额等项目填写齐全,摘要简明扼要,书写规范整齐,数字清晰无误。账簿中的月、日应填写记账凭证的日期,每一笔记账凭证中的业务登记完毕,都应在记账凭证“过账”栏内划“√”,表示记账完毕,避免重记、漏记。
1 {; R' u0 }2 Q2 k9 |在登记账簿时,账簿登记人员在登记账簿前,应根据岗位责任制和内部牵制要求对审核过的记账凭证再复核一遍,如发现记账凭证有错误,一诺财务建议可暂停登记,报告会计主管人员,由他做出修改或照登决定。在任何情况下,凡不兼任填制记账凭证工作的记账人员都不得自行更改记账凭证。
0 h4 U6 M% J; W" `% K, N2、各种账簿的登记要求。 ; S; l* k- q% J2 q
A、现金日记账和银行存款日记账。一般由出纳员根据办理完毕的收款凭证、付款凭证,随时进行逐笔登记,如不能随时登记,也应保证每天登记一次,并每天结出余额。
: \# F6 e8 q! M& fB、总分类账。总分类账由于各企业账务处理程序不同,可以根据记账凭证直接登记,也可以根据科目汇总表或其他方式登记,所以可以三五天登记一次,也可以根据汇总记账凭证的时间按旬或月中、月末进行总分类账登记。 ; S5 p. J& e) f3 I
C、明细分类账。明细分类账是根据原始凭证或记账凭证直接登记的,应根据业务发生情况及时进行登记,以掌握企业财务经营动态。
. v! c7 t8 E& M; g; F* O9 R4 K8 a3、书写要求。
8 h1 g: L A3 q8 s% m为了保持账簿记录的持久性,防止涂改,记账必须使用蓝黑墨水或碳素墨水,并用钢笔书写,不得使用圆珠笔或铅笔书写,除结账、改错、冲账、登记减少数可以使用红笔登记外,其余账簿记录均不得使用红色墨水。一诺财务建议在书写文字和数字时,不要写满格,一般应占格距的1/2,这样就可以在发现错误时,在该文字和数字的上面进行更正。
6 d. @. e; i7 w7 A1 ~4、连续登记。 ( c$ ?) C- B* [' v) Z) e! M4 e: N$ }; j
记账时,必须按账户页次逐页逐行登记,不得跳页、隔行,如无意发生隔行、跳页现象,应在空页、空行处用红色墨水画对角线注销,加盖“此页空白”或“此行空白”的戳记,并由记账人员签章。 ( t |# b: p$ R4 s; B
每一账页记录完毕结转下页时,为表现账目的连续性,一诺财务建议应当结出本页合计数及余额,并在本页最后一行摘要栏注明“过次页”,在下页第一行摘要栏“承前页”,并将上页余额及发生额过入次页;也可以上页最后一行不结计发生额合计及余额,而直接在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额。 - l% E9 c1 _3 u4 |
财政部《会计基础工作规范》对于“过次页”的本页合计数的结计方法做了如下具体规定:
* K: P( s& L3 H, F. d' }/ p第一,对现金、银行存款和收入、费用明细账等需要按月结计发生额账户,结计“过次页”的本页合计数应当是自本月初起至本页末止的发生额合计数。
' q1 e3 j- [" R7 j- g/ l' P第二,对需要结计本年累计发生额的某些明细账户,结计“过次页”的本页合计数应当是自年初起至本页末止的累计发生额。
# b% A) X0 Q: U2 p$ W第三,对不需按月和按年结计发生额的账户,可以只将每页末的余额结转次页。
( o! J. _+ b- ]. F5 `. C& X5、余额结计要求。
: H8 f7 Z) }, Y) ?& j凡需要结出余额的账户,结出余额后,应在“借或贷”栏内写明“借”、“贷”表明余额方向,并在“余额”栏内写清余额金额。没有余额的账户,应当在“借或贷”栏内写“平”字,并在余额栏内“元”字的位置用“0”表示。 0 y1 i7 W/ t6 a% b3 B9 |
6、定期打印。
" `7 V0 X/ r# s: ]对于实行会计电算化的企业,为了便于审计和加强会计信息的安全与完整性,财政部(会计基础工作规范)提出了打印要求,“实行会计电算化的单位,总账和明细账应当定期打印”,“发生收款和付款业务的,在输入收款凭证和付款凭证的当天,一诺财务建议必须打印出现金日记账和银行存款日记账,并与库存现金核对无误。”
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